כל מה שצריך לדעת על תוכנה לניהול פרויקטים ואיך זה יעזור לעסק שלכם

יישמע מעט קלישאתי – אבל זה עדיין נכון, בסביבה עסקית מהירה ודינאמית כמו היום, ניהול פרויקטים הפך לאחד הדברים החשובים עבור כל עסק שרוצה להצליח. ניהול פרויקטים יעיל כולל תכנון, ארגון וניהול משאבים להשגת יעדים ספציפיים עם דד ליין מוגדר.  עם זאת, ניהול פרויקטים באופן ידני (אהמ טבלאות אקסל למינהן) יכול להיות מאתגר, לגזול זמן יקר ולהוביל לטעויות. תוכנת ניהול פרויקטים יכולות להוות פתרון לאתגרים אלה, ולספק לכם מגוון רחב של פיצ'רים שיעשו לעסק שלכם הרבה סדר.

במאמר זה, אסביר מה זה בדיוק תוכנת ניהול פרויקטים, מה אני ממליץ לחפש ועל איזה תוכנה אני ממליץ. קדימה בואו נתחיל.

מה זה בדיוק מערכת לניהול פרויקטים?

כלים או תוכנות לניהול פרויקטים הם תוכנות שהמטרה שלהן היא לסייע למנהלי פרויקטים ולצוותים שלהם לארגן, לעקוב ולבצע פרויקטים בצורה יעילה ויעילה. הם נועדו לסייע בתכנון, תזמון, ניהול ודיווח של פעילויות הפרויקט. הם הופכים את התקשורת לקלה יותר ומבטיחים ביצוע פרויקט בזמן ושמירה על תקציב.

כלים לניהול פרויקטים מגיעים בצורות שונות, מפשוטות ועד מורכבות. כמה דוגמאות כוללות תרשימי גנט, רשימות משימות ולוחות שנה.

הנה עוד כמה מאפיינים של תוכנות לניהול פרויקטים: 

תזמון. תכננו את לוח הזמנים וההיקף של הפרויקט, כולל לוחות זמנים, אבני דרך.
מעקב – עקבו אחר מצב הפרויקט וכמה זמן לוקח למשימות להתבצע. זהו צווארי בקבוק ועקבו אחר ההתקדמות מול יעדי הפרויקט.
תיעוד- אחסנו מסמכים רלוונטיים, כולל תוכניות פרויקט, דוחות סטטוס ומידע מפתח אחר על פרויקט, לגישה קלה לצוות.
ניהול משימות – הקצו, ערכו ועקבו אחר משימות רלוונטיות והעובדים שעובדים עליהן.
שיתוף פעולה- שתפו לו"ז, הגיבו למשוב ועבדו יחד עם קולגות לעבודה בתוך הכלי כדי לעזור לייעל את התקשורת.
דיווח וניתוח-  הפקת דוחות וניתוחים על התקדמות הפרויקט. 

תצוגה ויזואלית של נתוני לקוחות במחשב

מה חשוב לקחת בחשבון לפני שסוגרים מערכת ניהול פרויקטים לעסק שלכם?

למרות שישנם פתרונות רבים בשוק, הכלי הטוב ביותר לניהול פרויקטים יהיה תלוי בכמה וגרמים:

1. כמה משתמשים אתם צריכים 
כמה אנשים ישתמשו בפלטפורמת ניהול הפרויקטים? הפלטפורמה האידיאלית תציע כמה אפשרויות הן לסטארט-אפים מתחילים והן לחברות גדולות וארגונים.

2. מבנה התמחור
אתם יכולים לנסות את הכלי קודם? האם יש אפשרות חינמית לצוותים קטנים יותר? אני תמיד ממליץ להתנסות אם אפשר לפני שמתחייבים למערכת ולראות שזה מתאים לכולם ושהמערכת קלה לשימוש 

3. תכונות מפתח
פלטפורמות לניהול פרויקטים מציעות מגוון תכונות, אך עליכם להבטיח שהאחת שבחרתם מספקת פתרונות לנקודות הכאב הספציפיות שלכם. 

4. מדרגיות
אולי הצוות שלכם עכשיו קטן אבל מה אם בהמשך העסק שלכם יחווה צמיחה אקספוננציאלית? האם פלטפורמת ניהול הפרויקטים שלכם יכולה להתפתח לצד הצרכים המשתנים שלכם? 

5. קלות שימוש
האם התוכנה שבחרתם לניהול פרויקטים קלה לשימוש? האם הצוות יוכל להשתמש בה מיד? בנוסף, צרכים מורכבים יותר דורשים יותר למידה. אם תחליטו להתרחב, האם הצוות שלך יוכל להסתגל לתכונות חדשות בקלות? 

מענה על שאלות אלו יעזור לכם לצמצם את האפשרויות כדי למצוא את התוכנה הטובה ביותר לניהול פרויקטים עבור העסק שלכם. 

 

איזה פיצ'רים אני ממליץ לחפש?

  • ניהול משימות – ניהול משימות נותן לכם את היכולת ליצור ולהקצות רשימות משימות, להוסיף תאריכי יעד ולעקוב אחר ההתקדמות.
  • הקצאת משאבים – הקצאת משאבים עוזרת לכם לפקח על זמינות חברי הצוות כדי להעריך למי יש את היכולת לקחת על עצמו משימות חדשות.
  • שיתוף פעולה – שיתוף פעולה משלב תכונות כגון תקשורת בזמן אמת, עריכה חיה ותיוגים @ כדי להבטיח שחברי הצוות יוכלו לשתף פעולה ביעילות.
  • תכנון פרוייקט – תכנון פרויקט נותן לכם את היכולת לבנות ולהתאים אישית את תוכנית הפרויקט שלך עם אבני דרך ותלות במשימה, המודגשות בדרך כלל בתרשים גנט.
  • כלי תקצוב –  תקצוב יאפשר לכם להעריך את עלויות הפרויקט ולפקח על ההוצאות כדי להבטיח שלא תוציא יותר מדי.
  • התאמה אישית – התאמה אישית מציעה את היכולת להתאים את תוכנת ניהול הפרויקטים שלך לצרכים הייחודיים שלכם. זה יכול לשלב את הממשק שלכם, זרימות עבודה צוותיות וטפסים.
  • אינטגרציות – שילוב תוכנות מרובות אומר שאתם יכולים לייעל את המשימות שלכם ולעבוד מפלטפורמה אחת.
  • אוטומציות –אוטומציה עסקית של זרימות עבודה והקצאות משימות כדי להפוך את התהליכים לחלקים ויעילים יותר, ולעזור לזרז ולייעל את העבודה.

על איזה תוכנה לניהול פרויקטים אני ממליץ?

יש מגוון של תוכנות ניהול פרויקטים בשוק ולבחור בניהם יכול להיות מסובך, מה עדיף? איך תדעו מה באמת ייתן לכם מענה? אז קודם כל, תמיד חפשו את הפיצ'רים שרשמתי למעלה. מעבר לזה, מהניסיון שלי אני ממליץ על מאנדיי קום. תוכנה מאוד נוחה והיא אפשרות פופולרית להרבה עסקים הכוללת תבניות וכלים שונים לייעול התפעול ולעזור לצוות שתלכם  לעבוד בצורה הרבה יותר פרודוקטיביות. 

Monday.com הוא בין הבחירות המובילות עבור מנהלי פרויקטים מכיוון שיש לממשק שם חווית משתמש פשוטה וחבילה מלאה של תכונות ניהול פרויקטים כולל אוטומציות, לוחות מחוונים הניתנים להתאמה אישית וספריית תבניות.

פיצ'רים עיקריים: 

לוחות מותאמים אישית: Monday.com מאפשר למשתמשים ליצור לוחות מותאמים אישית ולהציג מידע על הפרויקט מזוויות שונות. עם לוחות מחוונים אלה, מנהלי פרויקטים וראשי צוות יכולים להעריך את ההתקדמות במבט מהיר על בסיס נתונים בזמן אמת . 

אוטומציות: Monday.com מספקת תכונות אוטומציה מעולות לייעול תהליכי עבודה. ניתן להגדיר משימות עם תזכורות אוטומטיות סמוך לתאריכי יעד, וראשי צוות יכולים ליצור תרחישים שונים כדי לייעל ולזרז את ההתקדמות.

תבניות מובנות מראש: משתמשים יכולים לנצל את הספרייה של Monday.com הכוללת 100 תבניות שונות כדי להניע פרויקטים במהירות, להבטיח אחידות וסטנדרטים גבוהים ברחבי הארגון, וליצור תהליכים שניתנים לחזור על עצמם עבור משימות נפוצות.

אינטגרציות

בעוד של-Monday.com יש פחות אינטגרציות מאשר כמה מתחרים אחרים, הוא עדיין מסתנכרן עם האפליקציות המבוקשות ביותר כולל Google, Slack, Salesforce ועוד.

הביקורות ברובן חיוביות, מכיוון שלקוחות מעריכים כמה קל להסתדר ב-Monday.com, כמו גם לתקשר ולשתף פעולה.

מה כדאי לקחת חשבון?

בעוד שמאנדיי אכן מציעים תמיכה למשתמשים, זה מאתגר למצוא נציג אנושי לדבר איתו כשצריך תמיכה טכנית, ומצד שני – יש הרבה קהילות אונליין שעוזרות (וכמובן אנשי מקצוע במידת הצורך).

רוצים לקרוא עוד על מאנדי קום? לחצו כאן.

מסך מחשב עם לוגו של מאנדיי קום ומאנדיי CRM

אם אתם כאן כדאי לכם לקרוא גם למה לא לנהל לקוחות באקסל (והדרכים בהם זה פוגע בעסק שלכם) >>

תוכנה לניהול פרויקטים או CRM - איך אדע מה צריך?

יש מצב שכבר אמרו לכם שאתם צריכים מערכת ניהול קשרי לקוחות, או שאולי הכוונה בכלל לתוכנה ניהול פרויקטים? מה ההבדל בניהם? אם אתם מבולבלים אל דאגה, אתם לא היחידים. ברמת ההגדרה – יש הבדלים כבירים בינהם ואנחנו מדברים כאן על 2 מערכות שונות עם מטרות ייחודיות. ומצד שני, היום יש תוכנות שמשלבות את 2 העולמות. בכל מקרה, בואו נבין מה זה כל דבר. 

מערכות CRM (ניהול קשרי לקוחות):

מערכות CRM תוכננו במיוחד לניהול האינטראקציות של העסק שלכם עם לקוחות נוכחיים ופוטנציאלים. המטרה העיקרית שלהם היא לעזור לך לשמור על מערכת יחסים טובה עם הלקוחות, לייעל תהליכים בעזרת אוטומציה שיווקית ולשפר את הרווחיות. הפונקציונליות כוללת בדרך כלל מעקב אחר אינטראקציות עם לקוחות, ניהול צנרת מכירות ואחסון מידע מפורט על לקוחות, כגון פרטי התקשרות ואינטראקציות קודמות עם העסק. אם הצלחת העסק שלכם מסתמכת במידה רבה על שמירה על קשרי לקוחות חזקים, ואם אם רוצים לייעל את השיווק (ואת התוצאות) CRM יכול להיות לעזור לכם.

תוכנות ניהול פרויקטים:

מצד שני, תוכנות ניהול פרויקטים מפותחות כדי לסייע בתכנון, ביצוע וסגירת עבודת פרויקט. הם מאפשרים לכם לארגן משימות, להקצות אותן לחברי הצוות, לקבוע מועדים ולעקוב אחר התקדמות הפרויקטים. סקרנו מקודם לעומק כל מה שצריך לדעת על מערכות אלה אבל בשורה תחתונה – תוכנה מסוג זה נועדה להקל על שיתוף פעולה בצוות, לנהל משאבים ולשלב עם כלים אחרים כדי להבטיח עמידה ביעדי הפרויקט ובלוחות זמנים. אני חושב שכמעט כל עסק זקוק למערכת ניהול פרויקט טובה – בעיקר כי זה עוזר להגדיל פרודקטיביות ולוודא שהכול מתקדם כשורה.

אז מה עדיף ואיך אדע מה אני צריך? 

הבחירה בין מערכות CRM וניהול פרויקטים, או ההחלטה לאמץ את שתיהן, תלויה במידה רבה בצרכים העסקיים הספציפיים שלכם. אם האתגר העיקרי שלכם הוא ניהול נתוני לקוחות, מעקב אחר מכירות ושיפור שירות הלקוחות, ייתכן שמערכת CRM תספיק. עם זאת, אם ההתמקדות שלכם היא יותר בניהול משימות, דד ליינים ושיתוף פעולה בתוך הצוות, מערכת ניהול פרויקטים יכולה להיות מתאימה יותר.

האידאל: לשלב בניהם

כדאי גם לקחת בחשבון שעסקים רבים מרוויחים משימוש בשני סוגי המערכות. גישה זו מאפשרת לכם לנהל את קשרי הלקוחות ביעילות + להיות עם יד על הדופק בכל מה שקשור להתקדמות הפרויקט. שתי המערכות משתלבות לרוב היטב, ומציעות פתרון מקיף שיכול לייעל את התהליכים העסקיים, לשפר את שביעות רצון הלקוחות ולשפר את הצלחת הפרויקט. 

כמה מילים אחרונות

בשורה תחתונה – ללא ספק אתם יכולים להרוויח הרבה ממערכת ניהול פרויקטים. מאנדיי היא מערכת מצוינת– והיא כוללת גם תוכנת CRM אם אתם צריכים ומתאימה לעסקים רבים. ובכל זאת – אם אתם לא בטוחים ועדין קצת מבולבלים, אשמח לעזור לכם עם זה 🙂 מוזמנים ליצור קשר עוד היום עם סוכנות אוטומשן, ואנחנו כבר נדאג להבין מה העסק שלכם בדיוק צריך ואיך לייעל את הפעילות שלו ולהגדיל את הרווחיות שלו😊 

פאוורלינק crm
מעוניינים לשמוע מידע נוסף?

נשמח לעזור! מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם האפשרי:

רוצים עסק אוטומטי?

מוזמנים להשאיר פרטים כאן: