כולם אוהבים אקסל, נכון? נכון?
זה פשוט כל כך קל, מוכר זול, ועושה את העבודה (רוב הזמן).
האומנם?
עם יד על הלב, האם הצוות שלכם באמת אוהב את זה? האם זה באמת נוח לכם? האם זה באמת עוזר לעסק שלכם לצמוח ולא רק לשרוד? או שאתם פשוט רגילים לזה?
אל תבינו אותי לא נכון, לאקסל יש את היתרונות שלו.
אבל הוא נוצר למטרה אחת: ניהול מספרים.
שימוש בו כדי לעשות כל דבר מעבר ליכולת הזו (כמו כלי ניהול לקוחות)… ובכן, עם כל האפשרויות האחרות בחוץ, אחרי הפוסט הזה יש מצב שתשאלו את עצמכם מה לקח לכם כל כך הרבה זמן להתקדם.
אגב, כל הנאמר כאן תקף גם לגוגל שיטס וחבריו. אוקיי?
אם עדיין לא השתכנעתם, קיבלתי. בשביל זה כתבת את הפוסט הזה – כל הדרכים בהם ניהול לקוחות באקסל פוגע לכם בעסק, וכמובן – הפתרונות. התחלנו.
סיבה מספר 1- זה פשוט לא בטוח
הבעיה: לא כולם בעסק שלכם צריכים לראות הכל.
לדוגמה, המידע הפיננסי של העסק לא אמור בשום דרך להיות גלוי לכל מי שעובד אצלכם- לכן צריך לנקוט אמצעי אבטחה כדי להגן על הנתונים האלה רק למספר עובדים נבחרים כדי למנוע את הדלפתם. למרבה הצער, אמצעי האבטחה היחיד ש-Excel מציע הוא האפשרות להגן על הגיליון האלקטרוני באמצעות סיסמה. מקווה שאתם לא חושבים שזה מספיק.
במילים אחרות, כל מה שצריך כדי לפרוץ את הגיליון האלקטרוני שלך זה סיסמה.
וזה לא מסובך.
עכשיו, הבעיה הופכת להיות מורכבת יותר בגלל שלפעמים ישנם דברים מסוימים באקסל הזה שעובד יצטרך לראות, אך אין להם אישור להציג את כל הנתונים בגיליון. המשמעות היא שתצטרכו לתת להם את הסיסמה בכל מקרה או להעתיק ולהדביק את הנתונים שהם רשאים בגיליון אלקטרוני נפרד עבורם.
זהו תהליך ידני ולמען האמת, בזבוז מוחלט של זמן במיוחד כשיש פתרונות חלופיים. בנוסף, שכפול מסמכים יכול להיות בלגן שלם עם סיכון לאבד את הגרסה הכי עדכנית.
סיבה מספר 2 -זה לא סקיילבילי
הבעיה: ניהול הלקוחות נכון הוא המפתח להצלחה – לכן חשוב שכל הלקוחות יטופלו היטב.
אם החברה או העסק שלכם נמצא בתחילת דרכו, אז בטח, אולי תוכלו להסתדר עם אקסל כדי לארגן כמה פרטי לידים ולקוחות ונתוני מכירות. עם זאת, ברגע שתתחילו להוסיף עוד לקוחות ואנשי מכירות למשוואה, או במילים אחרות ברגע שהעסק שלכם יתחיל לגדול – מערכת המעקב שלכם באקסל תהיה מבולגנת, וזה יקרה מהר ממה שאתם חושבים. נתונים מבולגנים פירושם שיהיה קשה יותר לטפל ביעילות בלקוחות הפוטנציאליים שלכם, מה שיוביל בהכרח להפסד מכירות. לא חבל?
אולי גם המאמרים הבאים יעיינו אותכם:
סיבה מספר 3 - אפס אינטגרציה
הבעיה: לא משנה כמה אתם אוהבים אקסל, האמת העצובה היא שאתם לא תצליחו לעולם לסנכרן את הקבצים עם עוד נתונים.
אז, הנתונים שלכם נמצאים ומפוזרים בכל הודעות הדוא"ל שלכם, במחשב שלכם (שאותו התכוונתם לארגן ולסדר הכול בתיקיות, שמענו כן 😜), ועל כל הניירות הפזורים ברחבי המשרד.
משמעות הדבר היא שפרטי הקשר של הלקוחות שלכם נשמרים בנפרד משיחות הדוא"ל, אשר נשמרות בנפרד מהחשבוניות המתאימות, וכן הלאה. הלכתם לאיבוד? כי זה מה שזה – בלגן!
לא יהיה נחמד אם כל הנתונים האלה יהיו במקום אחד? כן, זה אפשרי.
כן אתם יכולים לנסות לאחד את הכל לגיליון אלקטרוני אחד, אבל בחיייייאת, למי יש זמן להזין נתונים ידניים ולעבור על שורות על גבי שורות של נתונים?
סיבה מספר 4: אקסל בנוי על הזנת נתונים ידנית
הבעיה: אקסל הוא למעשה שם נרדף ל"הזנת נתונים ידנית", או לבזבוז זמן מוחלט (ויש אומרים שזו צורה מסוימת של מזוכיזם).
מלבד היותה תוכנה גוזלת זמן ומייגעת להפליא – הזנת נתונים ידנית משמעותה לרוב הגדלת הסיכוי לטעויות. למעשה, על פי מחקר שנעשה, עד 88% מהגליונות האלקטרוניים מכילים לפחות שגיאה אחת.
ולשגיאות אלו יכולות להיות השלכות חמורות.
תארו לעצמכם שאתם מסתמכים על נתונים מגיליון אלקטרוני של אקסל בעת הכנת מצגת על שמציגה רווחים פוטנציאלים לפגישת משקיעים ואז להבין מאוחר יותר שמישהו הוסיף "0" נוסף לתא והטה את כל המספרים. אאוץ'? וזו רק דוגמה אחת…
חיסכון של כמה שקלים על תוכנה מיושנצ בהחלט לא שווה את הסיכונים העצומים הנובעים מהצורך להזין הכל באופן ידני לאקסל.
סיבה מספר 5 - אקסל זה פשוט לא נוח
הבעיה: אקסל אלוף בהפקת טבלאות וגיליונות אלקטרוניים מבוססי מספרים. וזהו.
אני מצטער, לא משנה איך אתם משכנעים את עצמכם אין שום סיכוי שהתצוגה היחידה שאקסל מאפשרת לכם היא נוחה. יש כל כך הרבה פתרונות שם שמייצרים גרפים קלים להבנה ותצוגה ויזואלית אחרת שאין למה להסתפק באפשרות כה בסיסית כמו אקסל.
למעשה, המוח האנושי מסוגל לעבד תמונות ויזואליות ב-60,000 מהר יותר מטקסט בלבד, כך שהוויזואליה עוזרת מאוד.
סיבה מספר 6 - זה לא מותאם לנייד
הבעיה: אי אפשר להיכנס בנוחות בכל רגע מהנייד – כי אקסל לא מותאם לנייד וגם לא גוגל שיטס.
לכן, הקובץ יושב על שולחן העבודה של המחשב או בתיקייה משותפת לא יעזור לכם הרבה כשאתם עובדים מרחוק.
כן חשוב לציין, מיקרוסופט אכן מאפשרת לעבוד על קבצי אקסל בשרת Office 365 מבוסס הענן שלהם, אך חווית המשתמש בנייד לא נוחה.
7. אקסל מקשה על צוותי מכירות לשתף פעולה
הבעיה: קשה לשתף פעולה עם אקסל ואותו גיליון אלקטרוני נשלח במייל הלוך ושוב כל כך הרבה פעמים, שקשה לדעת איזו מהן היא הגרסה המעודכנת ביותר
לא ככה צריך ואפשר לעשות שיתופי פעולה.
אקסל לא מאפשר למספר אנשים לעבוד על אותו קובץ בו-זמנית. אם הגיליון האלקטרוני ממוקם בתיקייה משותפת, מספר אנשים עשויים לפתוח אותו, אך רק אדם אחד יכול לבצע עריכות בכל פעם.
העברת גיליון אלקטרוני מאדם אחד למשנהו כדי לבצע עריכות היא דרך איטית ולא יעילה לעשות דברים. בנוסף, אין בקרת גרסאות, כך שאתם לא יכולים לדעת מי ביצע אילו שינויים.
הפתרון להכול - מערכות CRM
טוב אז אנחנו כאן, דיברנו על כל הבעיות
מה לגבי פתרונות?
לכל הדברים האלה יש פתרון אחד, כן אחד – והוא נקרא מערכת CRM לעסק.
מערכות CRM רבות היום משולבות עם מערכת ניהול פרויקטים (כמו לדוגמה תוכנת מאנדיי קום) והם מציעים לכם את כל הפתרונות האפשריים, עם אינטגרציה מלאה, העברת תהליכים שאתם כרגע עושים ידנית לאוטוטמטיים באמצעות אוטומציה עסקית.
שלא כמו גיליונות אלקטרוניים, שעשויים לשמש היטב לניהול נתונים ראשוני אך כאמור לא מאפשרים לעסק לצמוח מערכות CRM כמו ZOHO מתוכננות להתמודד עם מערכי נתונים נרחבים ללא מאמץ והמשמעות היא שזו מערכת שתאפשר לכם לגדול בריא יותר ולהיות רווחים יותר.
כמו שאתם בטח יודעים הדיוק של נתוני הלקוחות הוא בעל חשיבות עליונה בשמירה על קשרים חזקים וקבלת החלטות מושכלות. תוכנות CRM טובות במקומות שגיליונות אלקטרוניים נאבקים ומדשדשים מאחור, ומציעים אוטומציה מתקדמת המבטלת למעשה את הסיכון לטעויות אנוש.
יתרה מכך, היכולת האנליטית של מערכות CRM עולה בהרבה על זו של גיליונות אלקטרוניים רגילים. עם כלי דיווח מתקדמים ותובנות בזמן אמת שנמצאות במרחק קליק (גם בנייד אגב), מערכת CRM מאפשרת לעסקים לקבל החלטות מונעות נתונים במהירות וביעילות, והופכת נתונים גולמיים לתובנות ניתנות לפעולה ללא התהליך המסורבל של יצירת דוחות ידנית.
מערכות CRM מתוכננות מתוך מחשבה על שיתוף פעולה, ומספקות פלטפורמה מרכזית לנתוני לקוחות המטפחת עבודת צוות ותקשורת יעילה. שלא כמו קבצי גיליונות אלקטרוניים, CRM מבטיח שלכל חבר צוות תהיה גישה לאותו מידע עדכני, ובכך מגביר את הסינרגיה ומפחית את הסיכון לתקשורת שגויה.
יותר מזה – אוטומציה במערכות CRM משתרעת מעבר לניהול נתונים פשוט. עם תכונות כמו אוטומציה של זרימת עבודה, ניהול לידים ועוד – התוכנות האלה יאפשרו לכם לצמוח עסקית ולהגדיל את הרווחיות שלכם.
חלום הא?
אבל החדשות הטובות הן שחלומות נועדו להתגשם, וגם אם אתם חדשים לגמרי בעולם האוטומציות הנפלא
ואין לכם מושג על מערכות CRM
ובין אם כבר שמעתם…אנחנו בסוכנות Automotion נשמח לעזור לכם, להתאים, לאפיין, להעביר, לחבר ולהתאים את מערכת ה CRM המושלמת לעסק שלכם.
בואו נקבע פגישה ונדבר! רק תשאירו פרטים ואני אדאג לחזור אליכם.
תוכלו לקרוא להכיר אותנו יותר כאן.