איך לנהל פרויקטים בעזרת מאנדיי קום? ( מדריך למתחילים)

מציאת הכלי לניהול פרויקטים שהכי יעיל ועובד הכי טוב בשבילכם זה חשוב, אבל בשוק רווי שמלא בפתרונות דומים, זה יכול לקחת קצת זמן. במדריך הבא אנחנו הולכים לחקור את אחת מהתוכנות הגדולות ביותר לניהול פרויקטים והיא נחשבת לאחת מהמערכות הפרודוקטיביות הטובות ביותר שיש – Monday.com. אם אתם במדריך הזה כנראה כבר עשיתם איתה איזה שהיא היכרות קצרה, ואם לא – תוכלו לקרוא עליה ועל שירותי הטמעת MONDAY ממש כאן. אם אתם רוצים להיות יותר עצמאיים בשטח ולהבין את היסודות של מערכת מאנדיי קום. בואו נתחיל! 

מה זה מאנדיי קום? 

היום חברות, ארגונים ועסקים משתמשים במאנדיי קום לכל דבר, החל מפיתוח תוכנה ושיווק ועד לניהול משאבי אנוש ותפעול.  MONDAY COM היא מערכת שהתחילה מניהול פרויקטים ומאז לא מפסיקה להתפתח. היום היא כוללת בתוכה גם CRM, שיווק, פיתוח וניהול פרויקטים. בעיני מאנדי קום זה ללא ספק פתרון נהדר שמגיע עם כלי עזר רבים ושונים, והוא יכול להכיל מגוון של אינטגרציות ושימושים. תוכלו לגשת אליו דרך האתר או להתקין את מאנדיי כאפליקציה לנייד או למחשב – בכל מקרה כל דרך היא מאוד נוחה וזה בונוס ענק בעיני – אם תרצו להכיר עוד מהיתרונות והחסרונות, מחירים ועוד היכנסו לסקירה שלי על MONDAY COM.

לוגו מאנדיי קום

נתחיל מהבסיס – איך תרצו להציג את הפרויקט שלכם? 

אז לפני שנצלול לפרטים הקטנים – אני רוצה להתחיל מהבסיס של הבסיס, וזה סוגי התצוגה של MONDAY COM- כי הם מציעים כמה שימושיים לניהול פרויקטים. אציג את הפופולריים ביותר.

מנהלי פרויקטים אוהבים להיות מסוגלים לראות את הפרויקטים שלהם בדרכים שונות ולעדכן מידע על הפרויקט בקלות. monday.com נותנת לכם כאן פתרון מושלם עם המון דרכים להציג את הפרויקט שלכם.  

חלק מהדרכים יכולות להיות שימושיות עבור דוחות שונים ללקוחות או לצוות, וחלקם יוצרים דרך קלה יותר לבצע ניהול משימות עבור חברי הצוות.

התצוגות הזמינות ב-monday.com יהיו תלויות בסוג המנוי שלכם, אבל בכל  מקרה חשוב לזכור שתמיד תוכלו להוסיף רק את התצוגה שאתם צריכים תמורת עלות נוספת בכל עת. הנה כמה טיפים וטריקים לשימוש בתצוגות השונות של monday.com.

תצוגת טבלה

אתם יכולים לראות דף פרויקט באמצעות תצוגת הטבלה. תצוגה זו היא ככל הנראה אחת מהשימושים הנפוצים ביותר על ידי חברי צוות שאינם מנהלי פרויקטים.

זוהי תצוגה פשוטה המראה את התקדמות המשימה ופירוט של השלבים והמשימות. חברי הצוות יכולים לראות במהירות אילו משימות בבעלותם והזמן שבו הם צריכים להשלים אותן.

אפשרויות הסינון ממש מעל הטבלה מאפשרות לחבר צוות לסנן במהירות את שמו ולראות רק על מה הוא אחראי. הם יכולים גם לבצע מיון מהיר לפי עדיפות כדי להבטיח שהם מתחילים במשימה הנכונה.

צרו תצוגה "משימות המוקצות ל" המסננת אוטומטית את המשימות של המשתמש רק על ידי לחיצה על הכרטיסייה לחוויית ניהול המשימות האולטימטיבית למשתמשים.

איך לעשות את זה? 

  • צרו תצוגת טבלה חדשה על ידי לחיצה על סימן הפלוס בסרגל התצוגה
  • שנו שנה את שם הכרטיסייה "משימות שהוקצו לי"
  • בתצוגת הטבלה החדשה הזו, לחצו על האפשרות הסינון בסרגל, בחר את השם שלכם.
  • לאחר מכן לחץ על הלחצן "שמירה על תצוגה זו" 
  • כעת תצוגה זו נשמרת ומוכנה לשימוש
  • אתם יכולים גם להגדיר תצוגה זו עבור צוות.
  • תוכלו לעשות זאת אם אתם רק רוצים לראות על מה המעצבים עובדים, למשל.
  • תוכלו להגדיר כמה מהתצוגות האלה שאתם צריכם כדי לנהל את המשימות שלכם בצורה יעילה יותר.
  • ניתן להתאים אישית את העמודות בכל דף פרויקט כך שיתאימו לצרכי הפרויקט  על ידי שימוש בתכונת הגרירה והשחרור כדי להעביר את העמודה למיקום שבו אתם צריכים 
מאנדיי קום לוח ניהול משימות

תצוגת גאנט

עבור כל מנהלי הפרויקטים שעדיין אוהבים תצוגת תרשים גנט טובה, monday.com נותן מענה פשוט וברור בהשוואה למתחרות שלה.

אתם תוכלו בקלות לגרור קווי זמן קצרים או ארוכים יותר, וליצור ולהסיר אלמנטים שונים מהתצוגה. 

תצוגת לוח המחוונים

התצוגה האחרונה שאדבר עליה היא תצוגת לוח המחוונים ואנחנו נגע עוד בהמשך – כי בהחלט חשובה ונוחה מאוד למנהלי פרויקטים. אני אוהב את התצוגה הזו עבור פגישות מהירות עם האנשים שמעורבים בצורה יומיומית בפרויקט או לקוח מסוים.

אני יכול לצלם מסך חלק ממנו או ללחוץ על כפתור השיתוף ולשתף אותו איתם ישירות. אני אפשר להוסיף תרשים רלוונטי כדי לספר להם את סיפור במקום דוחות יבשים. 

התצוגה הזו היא למעשה לא תצוגה נפרדת אלא ווידג'ט שאתם יכולים להוסיף לכל אחד ממרכזי הדשבורד שלכם. הוסיפו את ווידג'ט ניהול הקבצים כדי לקבל תצוגה מהירה של עומס העבודה של כל חבר צוות כדי לקבוע אם הם זמינים לקחת על עצמם עוד משימות או שעליכם לפזר את העומס.

הדבר היפה בדשבורד הזה הוא שניתן גם להגדיר אותו לתצוגה של חברה לפרויקטים, סטטוסי פרויקטים, התקדמות המשימות וזמינות במבט מהיר. אתם יכולים אפילו להחזיק מספר דשבורדים בשביל אזורים שונים בעסק לדוגמה וזה בסך הכול יכול להיות שימושי.

מאנדיי קום דאשבורד

איך מארגנים את הצוות בתוכנה?

בואו נכניס את הצוות/ים שלכם לעבודה בלוח החדש והנוצץ שלכם 🙂 ראשית, תצטרכו ללחוץ על תמונת הפרופיל שלכם ולבחור צוותים. כאן תוכלו לראות את כל חברי הצוות הקיימים בחשבונכם ולהוסיף חברי צוות חדשים. לאחר שבחרתם את חברי הצוות ואת השם לצוות, אנו ממליצים לבחור בתמונת צוות, שתקל הרבה יותר לזהות מי עובד על מה.

סטטוסים ותאריכים 

לוחות זמנים ומעקב אחר כל החלקים השונים זה חלק בסיסי וחשוב בניהול פרויקטים מוצלח.

הוספת תאריך התחלה וזמן סיום עוזרת למפות את ציר הזמן הכולל של הפרויקט שלכם. אתם יכולים לכלול תאריכים על ידי הוספת עמודת תאריך. בנוסף, עמודת סטטוס יכולה לתת לכם אינדיקציה מהירה כיצד כל משימה מתנהלת. לאחר שהוספתם עמודת סטטוס, משתמשים יכולים לעדכן אם משימה מתבצעת, הושלמה או אם יש משימות תקועות. 

אתם יכולים פשוט להוסיף צוותים שלמים ללוחות במקום להוסיף משתמשים בנפרד., זה גם קל להסיר חברי צוות.

מאנדיי קום מאפשרת לכם לתייג בקלות חברי צוות בהודעות, כך שתוכלו לתקשר ביעילות, לשמור את כל השיחות על משימה או פרויקט ספציפיים באותו מקום.

כדי לתייג @, פשוט לחצו על הלחצן "@ תיוג",  ובחרו צוות או חבר צוות מהתפריט הנפתח.

אתם יכולים אפילו לעשות לייק ולהשיב לעדכונים, להוסיף תמונות או GIF, ולהעלות קבצים או רשימות בהודעות שלכם.

שימוש באוטומציות

אני יודע שמשימות ידניות יכולות להכביד ולסרבל תהליכי עבודה, עד לידי פגיעה משמעותית בפרודוקטיביות של הצוות שלכם ולהחזיר את הפרויקט שלכם כמה צעדים לאחור. אז בעניין הזה האוטומציות של monday.com כאן כדי להקל על חלק מהעבודה המייגעת הזו. החלק הטוב ביותר הוא שהפלטפורמה מטפלת בצד הטכני ואתם לא צריכים לעשות שום קידוד. אוטומציות מאפשרות לכם  להגדיר כל אירוע להפעלת פעולה. לדוגמה, כאשר חבר צוות משלים משימה, אתם יכולים להגדיר אותה כך שתפעיל הודעה לראש הצוות.

בנו את לוח המחוונים של monday.com

לאחר שעיצבתם את לוחות וצוות monday.com שלכם , הגיע הזמן להגדיר את לוח המחוונים שלכם.

לוחות המחוונים של monday.com מספקים לכם סקירה ברורה של הפרויקטים והלוחות הנוכחיים שיש לכם. אתם יכולים להתאים אישית את הלוחות על ידי הוספת ווידג'טים שונים:
סוללה: ווידג'ט הסוללה מאפשר כם לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת של הלוחות שלכם במקום אחד. אתם יכולים לשלב מספר לוחות בסמל סוללה כדי שתוכלו לראות את כל התקדמות המשימות שלכם במבט מהיר.
לוח שנה: אחזרו את כל המידע הקשור לתאריך מהלוחות שלך וחברו אותם יחד עם ווידג'ט היומן.ניהול עומסי עבודה: השתמש בווידג'ט זה כדי להקצות ולהפיץ עבודה בצורה נכונה לניהול משאבים טוב יותר.

מעקב אחר זמן: ראו כמה זמן מושקע במשימות שונות, מנקודת מבט אישית או צוותית. זה יעזור לכם לעקוב אחר התקדמות העבודה ומקל על ניהול שעתי. 

הדרכה יסודות מאנדיי קום

 טיפים לניהול פרויקטים מוצלח במאנדיי קום 

עם ניהול פרויקטים יעיל, עסקים חברות יכולות לפתח מוצרים או שירותים חדשים, לייעל את הפעילות העסקית הפנימית ולספק ללקוחות ערך – הכל עם פחות בעיות ויותר יעילות. אבני הבניין הללו יוצרות חדשנות ושולטות במשאבים חיוניים כמו זמן וכסף. כדי לעזור לכם להצליח בניהול פרויקטים, הבאתי לכם כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם לעשות את זה יעיל. 

1. השקיעו בשלבי והתכנון

כשזה מגיע לתשובה, "מדוע פרויקטים נכשלים?" ניתן לייחס רבות מהסיבות לתכנון ומחקר לקויים – חלקים חיוניים בשלבי ההתחלה והתכנון של מחזור החיים של הפרויקט. על ידי ביסוס, סנכרון והסכמה על היבטים מרכזיים כגון סדרי עדיפויות, יעדים ודרישות ארגוניות בשלב מוקדם, תפחיתו את הסיכויים לבלבול מאוחר יותר.

2. בחרו את המסגרת או המתודולוגיה הנכונים עבור הפרויקט שלכם 

הצעד השני לקראת ניהול פרויקטים מוצלח הוא מציאת המסגרת או המתודולוגיה הנכונים. בין אם אתם משתמשים במתודולוגיה של נתיב קריטי כדי לקבוע את משך הפרויקט, או ב-Waterfall כדי לספק שלבי פרויקט ברורים, בחירת המסגרת שלכם  תקבע כיצד תראו, תעדפו ותסיימו כל שלב בפרויקט.

3. החליטו על היקף ריאלי

זחילת היקף היא אתגר מרכזי שעומדים בפני מנהלי פרויקטים כאשר צצים עבודה או שינויים בלתי צפויים בפרויקט. למרות שזה יכול להיות קשור לגורמים בלתי ניתנים לשליטה במהלך הפרויקט, עמידה של האנשים הנכונים ליד שולחן התכנון יכולה לעזור לך להגדיר בצורה מדויקת יותר את היקף הפרויקט ולמנוע דברים מלהסתובב. אחת הדרכים להגדיר היקף ריאלי היא להפנות חזרה לנתוני פרויקט ישנים כדי לבצע תחזיות.

4. תעדוף תזמון יעיל

אם אתם רוצים שהצוות יישאר פרודוקטיבי, עליכם ליצור לוחות זמנים עבודה שיהיו מציאותיים לעומסי העבודה של הצוות שלך ולתאריך האספקה המיועד. איזון בין שני הגורמים הללו הוא השקעה משתלמת של הזמן שלכם.

מה הלאה?

במדריך הזה למדנו להכיר את היסודות של מאנדיי קום. במדריך הבא נצלול למגרש של הגדולים ונכיר את הפיצ'רים השונים לעומקם.

אני מאוד ממליץ להיכנס ישירות לאתר של MONDAY COM כדי ללמוד להכיר את התוכנה וכי יש להם שם שפע של מדריכים – בין אם כתובים, בוידיאו וגם בשירותי תמיכה טכנית. בסופו של דבר זה יכול לקחת זמן עד שתדעו להשתמש בתוכנה ותכירו אותה, אבל מניסיון שלי ומול לקוחות שלי אני יכול לומר לכם בביטחון שמדובר בתוכנה מאוד אינטואטיבית וקלה ללמידה. 

אם אתם תבחרו גם להיעזר בשירותי ההטמעה שלנו, אנחנו נוכל לעזור לכם בהדרכה הראשונית על המערכת 🙂

למידע נוסף על שירותי הטמעת מאנדי קום, השאירו פרטים בטופס למטה ונדאג לחזור אליכם בהקדם! 

פאוורלינק crm
מעוניינים לשמוע מידע נוסף?

נשמח לעזור! מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם האפשרי:

רוצים עסק אוטומטי?

מוזמנים להשאיר פרטים כאן: