אין ספק שניהול משרד רואי חשבון יכול להיות די מאתגר, לא שאני רואה חשבון בעצמי, לא – אבל יש לי לקוחות בעלי משרד רו"ח, ואני יכול לתאר לעצמי. לא רק שאתם צריכים לנהל את תיקי הלקוחות, לנתח נתונים, לבצע התאמות ולהפיק דוחות לרשויות – אתם בוודאי רוצים גם למשוך לקוחות בצורה נכונה, לזהות הזדמנויות צמיחה ולהמיר לידים. אז איך עושים את זה? איך תקבלו עדכון ומבט על כל נתוני הלקוחות שלכם? איך לנהל קשרי לקוחות בדרך הכי יעילה? ואיך תוכלו לקבל תובנות וניתוח נתונים לגבי התנהגות וצרכי הלקוחות שלכם? התשובה היא מערכות CRM לרואי חשבון.
במדריך הבא אני אסביר מעט את הבסיס – מה זה, ולמה כדאי לכם לעבור למערכת CRM, ומשם נעמיק להמלצות ולכל מה שצריך לקחת בחשבון לפני הטמעה. קדימה, בואו נתחיל! 😊
שניה לפני שממשיכים לרוץ 🏃🏽 מה זה מערכת CRM?
מערכת CRM (מערכת לניהול קשרי לקוחות) היא כמו מאגר עם כל המידע על הלקוחות שלכם בשילוב עם עוזר וירטואלי לעסקים, וזה שימושי במיוחד עבור רואי חשבון. נסו לדמיין שיש לכם כלי שבו אתם יכולים לאחסן את כל המידע על הלקוחות שלכם (וגם לקוחות פוטנציאלים שעוד לא סגרתם): שמותיהם, פרטי יצירת קשר, אילו שירותים הם רכשו (או מעוניינים בהם) וכל האינטראקציות הקודמות שלכם איתם, כמו מיילים, שיחות טלפון ופגישות. אבל רגע, זה לא נגמר שם. מערכת CRM היא מעבר לאחסון מידע בלבד. זה יכול לעזור לכם לעקוב אחר כל הצרכים והבקשות של הלקוחות שלכם, להזכיר לך מתי הגיע הזמן לעשות להם פולואו אפ, ואפילו יכול להציג לכם ניתוח נתונים כדי לקבל החלטות טובות יותר. עבור רואי החשבון, משמעות הדבר היא שתהיה לכם דרך מאורגנת יותר לנהל את פרטי הלקוחות, להעביר תהליכים טכניים שאתם עושים כרגע ידנית – להליכים אוטמטיים בלי התערבות שלכם, להבין טוב יותר את הצרכים שלהם ולספק שירותים מותאמים אישית בזמן הכי נכון וליהנות מהזדמנויות להגדיל את העסק שלכם – והאמת? שאתם כבר לא צריכים לדמיין את זה. כל זה קיים ויותר מזה.
אז מה זה נותן לכם? הנה – על רגל אחת 😊
- אחסון וניהול נתוני לקוחות ולידים
- בניית קשרי לקוחות חזקים יותר
- להבין טוב יותר את צרכי הלקוח
- ייעול והפיכת משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות
- זיהוי הזדמנויות המרה של לידים
כיצד המשרד שלכם יפיק תועלת ממערכת CRM?
בעוד שכמעט כל עסק יכול להפיק תועלת משימוש במערכות CRM – למשרדי רואי חשבון יש צרכים ייחודיים. בניגוד לחלק מעסקים שבהם לקוחות בדרך כלל מבצעים רכישות חד פעמיות ואז עוזבים, חברות רואי חשבון שואפות לפתח קשרים מתמשכים וחזקם עם לקוחותיהן לטווח ארוך. הנה רק חלק מהדרכים שבהן CRM יכול לעזור לכם לעשות את זה – ויותר:
תקשורת טובה יותר: באמצעות מערכת CRM אתם יכולים לייעל ולהפוך את התקשורת עם הלקוחות שלכם לאוטומטית. לדוגמה, תוכלו לשלוח תזכורות בזמן לגבי תשלומי מע"מ, שינויים וחדשות, עדכונים על הטבות מס ועוד.
חווית לקוח טובה יותר – מערכת CRM למשרד רו"ח תוכל לכם לנהל ולעקוב אחר כל התקשורת, ההעדפות והיסטוריית השירותים של הלקוח שלכם. לא רק זה, אלא שתוכלו להשתמש במידע הזה כדי להציע שירותים מותאמים אישית יותר וכך להגדיל את סל השירותים שלכם בצורה יעילה יותר.
יעילות: אתם יכולים לייעל ולהפוך תהליכים שחוזרים על עצמם (אבל לא רק) לאוטומטיים בלי לזכור ולשבור את הראש. כמו לדוגמה תזמון פגישות, ניהול משימות, תזכורות על תשלום ועוד. זה משחרר את הצוות שלכם מתהליכים ידניים שחוזרים על עצמם, ומאפשר להם להתמקד במשימות חשובות יותר.
מערכות הCRM המומלצות ביותר לרואי חשבון ל-2024
עכשיו כשאתם יודעים מה זה בדיוק מערכות CRM לרואי חשבון ומה היתרונות שהם יכולים לספק לכם – בואו נתחיל בסקירה של מערכות הCRM המומלצות ביותר לשנת 2024! 😊
#1 מערכת CRM ZOHO
ZOHO ללא ספק פותחת את הרשימה שלי ויש לכך סיבות רבות. מדובר בפלטפורמה סופר פופולרית עבור רואי חשבון ויועצי מס בחברות קטנות וגדולות כאחד. זוהו מאפשרת לעסקים למקסם את הפרודוקטיביות, לבנות קשרי לקוחות טובים ולקבל החלטות חכמות יותר. מערכת זוהו ידועה גם רבות בזכות האינטגרציה החלקה שלה עם אפליקציות צד שלישי אחרות, כולל רוב תוכנות הנהלת החשבונות.
פיצ'רים עיקריים:
- ניהול לידים אוטומטי
- ניהול עסקאות המאפשר לכם לתעדף, לעקוב ולנתח את משפך המכירות שלכם.
- אפשרות להגדרת משימות אוטומטיות המפחיתות עבודה ידנית.
- ניתוח נתונים ודחות מפורטים
- שיווק רב ערוצי
✅ יתרונות
- מגוון תוכניות תמחור שיתאימו למשרדי רואי חשבון בכל הגדלים.
- אפשרויות ההתאמה האישית – בין אם זה בזרימות אוטומציה מגוונות, בניית שדות ועוד.
- גרסה חינמית
- מגוון פיצ'רים
- זמינות במובייל
❌ חסרונות
- עקומת למידה תלולה יותר עבור משתמשים חדשים.
#2 מערכת Monday.com
Monday.com התחילה בתור מערכת ניהול משימות – ויש סיכוי טוב שהשם הזה מצלצל לכם מוכר בגלל זה, אבל מאז, עברו הרבה מים בנהר – והם שדרגו את המערכת שלנו והוסיף את monday sale – שזו המערכת CRM שלהם. נהדרת שבטוח שמעתם עליה. היא נחשבת היום לאחד ממערכות הניהול הנוחות והאהובות ביותר ואפשר בקלות לעשות אינטגרציה בינה לבין מערכות ותוכנות נוספות שאתם עובדים איתם ביום יום.
אז איזה פיצ'רים יש בה?
- ניהול לידים נוח
- מעקב אחר ביצועים, יעדים ומשפכי מכירה
- סנכרון ואוטומציה למיילים של מכירה
- ניהול נתוני לקוחות במקום אחד
✅ יתרונות:
- כל התוכניות כוללות לוחות ללא הגבלה לארגון פרויקטים, לקוחות ותהליכים.
- זמינות במובייל
- יכולת התאמה אישית למגוון תעשיות
❌ חסרונות:
- יחסית יקר למערכות CRM אחרות
- עקומת למידה תלולה
#3 מערכת Salesforce
שם שכמעט כולם יכירו, Salesforce היא מפלצת בתחום ה-CRM. היא אחת החברות הגדולות בשוק, ולמעשה מהווה כשליש משוק הCRM העולמי! Salesforce מציעה פיצ'רים מגוונים של מכירות וניהול לקוחות נוח.
הפיצ'רים:
- ניהול לידים
- ניהול חשבונות ולקוחות
- יצירת תחזיות
- אוטומציה של זרימת עבודה
- דוחות ודשבורדים הניתנים להתאמה אישית
- אפליקציה לנייד לגישה נוחה
✅ יתרונות
- מאפשרת לנהל כמעט את כל הפעולות הפנימיות בעסק שלכם
- תוכנה שחזקה מאוד בניהול מכירות ובהמרת לידים.
❌חסרונות
- דשבורד יחסית מיושן בהשוואה למתחרים
- עקומת למידה תלולה
- חווית משתמש לוקה בחסר.
טיפים אחרונים לבחירת מערכת CRM לרואי חשבון (חשוב!)
אז רגע לפני שאתם בוחרים את מערכת הCRM שלכם – הנה כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם לעשות את זה נכון, ואני ממליץ בחום ליישם ולחקור כל טיפ לעומק.
בדקו מאפיינים ספציפיים: חפשו מערכת CRM המציעה תכונות המותאמות לצרכים שלכם ושל המקצוע – ראיית החשבון. זה יכול לכלול אינטגרציה עם תוכנת הנהלת חשבונות, מעקב אחר עסקאות פיננסיות וכלים לניהול תהליכים עסקיים שונים. ערכו רשימה של מה אתם צריכים ובדקו בכל תוכנת CRM שהיא אכן מתאימה לכם, שלא יהיו טעויות.
קלות שימוש: בחרו מערכת CRM ידידותית למשתמש שתוכלו להתמצא בה בקלות וללמוד אותה מהר – כך תמנעו תסכולים מיותרים.
יכולות אינטגרציה: ה-CRM צריך להשתלב בצורה חלקה עם כלים ופלטפורמות אחרות הנפוצות בשימוש החשבונאי שלכם, כמו לדוגמה דוא"ל, אפליקציות לו"ז ותוכנות פיננסיות. זה עוזר לייעל את זרימות העבודה ומבטיח שכל המידע על הלקוחות שלכם יהיה מרוכז ונגיש.
אבטחה: מאחר שרואי חשבון מטפלים במידע פיננסי רגיש, האבטחה היא מעל הכל. ודאו של-CRM יש אמצעי אבטחה חזקים, כגון הצפנה, אימות דו-שלבי וגיבויים אוטומטיים.
מדרגיות: ממליץ לבחור במערכת CRM שיכולה לצמוח עם העסק שלכם. כלומר, זו צריכה להיות תוכנה שיכוה להכיל מספר הולך וגדל של לקוחות ומשתמשים, כמו כן לספק תכונות ופונקציות נוספות ככל שהצרכים שלכם יהיו מורכבים יותר.
שירות לקוחות: אם אתם לא מתכננים לעבוד עם סוכנות אוטומציה שמספקת לכם שירותי תמיכה – וודאו שלספק של התוכנה יש שירות לקוחות עם זמינות שנוחה לכם.
ביקורות: אל תשכחו לחפש בגוגל ביקורות של לקוחות, כוונו בעיקר לרו"ח – עדיף בארץ אבל לא רק. זה יאפשר לכם להבין לעומק את הביצועים שהם, אמינות וההתאמה של המערכת לצרכים של העסק שלכם.
בשורה תחתונה
אני מקווה שהמדריך הזה יעזור לכם לבחור את מערכת CRM הטובה ביותר לעסק שלכם. אם אתם עדיין מבולבלים או לא בטוחים מה השלב הבא, או שאתם רוצים לוודא שאתם באמת מקבלים מערכת CRM שמתאימה לצרכי העסק שלכם עם שירותי הטמעה ותמיכה מלאים לאורך כל הדרך- נעים להכיר. אני ניצן רונן וסוכנות אוטומשן נוצרה בדיוק בשביל זה. בין האהבות הגדולות שלי זה לעזור לעסקים לצמוח ולנהל את העסק ברמה הכי גבוהה שיש!
מזמין אותכם לפגישה ללא התחייבות, רק תשאירו פרטים ואני אחזור אליכם מהר 😊
