לנהל תיק עובד באמצעות אוטומציה – איך עושים את זה נכון?

אם אתם בתחום משאבי האנוש או שאולי אתם פשוט מעסיקים עובדים בעצמכם – אתם הולכים להודות לי בסוף הפוסט הזה. אני הולך לדבר כאן בעיקר על איך תוכלו לנהל בקלות תיק עובד באמצעות אוטומציה אבל לא רק – אנחנו נדבר באפן כללי גם איך אוטומציה תאפשר לכם להשלים בקלות משימות ידניות לאוטמטיות (ויש הרבה כאלה בתחום, אנחנו יודעים) ואיך זה הולך לתרום לארגון שלכם ובסופו של דבר – לחסוך לכם ארגזים של כסף!💰  

אבל אם אין לכם כוח לקרוא את כל הפוסט הזה (וחבל!) אני לא נעלב 😎 ואפילו פינקתי ואמלקתי לכם את  הנקודות החשובות לאיך אוטומוציה לניהול תיק עובד ומשאבי אנוש יכולה לעזור לכם: 

  • יותר פרודוקטיביות
  • שיפור התקשורת ושיתוף הפעולה
  • עלויות תפעול מופחתות
  • תהליכי עבודה יעילים ועקביים

אין צורך להאמין למילה שלי- יש לי מספרים כדי לגבות את זה. מחקרים מצביעים על כך שאוטומציה יכולה להפחית את עלויות הניהול ב-30% עבור אנשי משאבי אנוש ו-49% עבור מעסיקים.

אז מה אתם צריכים לדעת על ניהול תיק עובדים באוטומציה? 

מהי אוטומציה של משאבי אנוש? (ואיך זה יעזור לכם לנהל תיק עובד באוטומט?) 🤖

אוטומציה של משאבי אנוש (או ניהול תיק עובד באמצעות אוטומציה) מתייחסת לתהליך של שיפור וייעול משימות ניהול משאבי אנוש באמצעות שימוש בטכנולוגיה, תוכנות ומערכות דיגיטליות. מטרתו היא להפחית משימות ידניות שחוזרות על עצמן, לשפר את הדיוק ולאפשר לאנשי משאבי אנוש (או למעסיקים) להתמקד בפעילויות אסטרטגיות יותר ובעלות ערך מוסף יותר.

 איך אוטומציה של משאבי אנוש יכולה לעזור לכם ולארגון שלכם להיות יעיל יותר?

אוטומציה של משאבי אנוש תאפשר לכם לפנות את זמנו של אנשי משאבי האנוש שלכם כך שיוכלו להתרכז בנושאים מורכבים יותר כמו אסטרטגיה וקבלת החלטות במקום מילוי ושליחת טפסים. 

לפי מחקרים שונים – נראה כי אנשי משאבי אנוש יכולים לחסוך 8 שעות מדי שבוע באמצעות אוטומציה. הם יכולים להשתמש בשעות הנוספות האלה בכל שבוע כדי להתמקד בנכס הגדול ביותר שלכם: האנשים שלכם. 

אז למה כדאי לכם לעבור לאוטומציה בכל מה שקשור לניהול תיקי עובדים? 

תהליכי עבודה חלקים ויעילים יותר – צוותי משאבי אנוש צריכים להשקיע פחות זמן בביצוע משימות מיותרות או שחוזרות על עצמן  ניתן לפנות את הזמן שנחסך מהמשימות הללו לפעילויות שמייצרות ערך רב יותר.

יעילות רבה יותר – רוב משימות משאבי האנוש הן סביב מסמכים. כל ההתעסקות הזו עלולה להיות מאוד לא יעילה ולגזול זמן כשהם נעשים באופן ידני בגלל טעויות, בעיות תיוק או ניירת "תקועה". מצד שני, כאשר תהפכו את המשימות הללו לאוטומטיות, תראו עליה מיידית בפרודוקטיביות וביעילות. לא עוד לחפש קבצים ומסמכים פיזית.  במקום זאת, מחלקת משאבי אנוש יכולה להתרכז בבניית תרבות ארגונית ובתקשורת עם האנשים. 

שיתוף פעולה מהיר יותר ללא חיכוכים- זרימות עבודה דורשות לעתים קרובות פעולה מחברי צוות ומחלקות אחרות. עיכובים בתקשורת או בעיות מסירה עלולים לגרום לבזבוז זמן מיותר או לתסכול במקום העבודה. למרבה המזל, אוטומציה של משאבי אנוש מקלה על העובדים לנתב פריטים לאדם הנכון עבור משוב, אישור או עדכוני סטטוס, ללא קשר למחלקה. מחלקת משאבי האנוש תוכל להחתים בקלות מסמכים מבלי לשלוח אותם פיזית – אלא פשוט העובדים יקבלו התראה במייל (או בוואטסאפ) וכל השאר יעבור למערכת עצמה. פשוט! 

פחות טעויות –  אוטומציה של משאבי אנוש מפחיתה את התלות בעבודת כפיים שסוללת את הדרך לטעויות וכתוצאה מכך – יותר ייעלות. 

חסכו כסף – החלפת ניירות באוטומציה יכולה לחסוך לכם קצת כסף. בגלל שאתם לא תטרכו להדפיס מסמכים רבים כמו קודם – או לתייק אותם כרשומה – אתם  ממזערים את הצורך שלכם בנייר מכתבים ושטח אחסון. ניתן להקליט ולגשת לכל המסמכים ולתיק עובד בלחיצת כפתור.

אשת משאבי אנוש מנהלת תיק עובדים באוטומציה

רגע, רגע!🚦 האם זה אומר שאוטומציה תחליף את האלמנט ה"אנושי"?

בהחלט לא. כל המטרה של אוטומציה של תיק עובד היא לעזור לאנשי משאבי אנוש לעבוד בצורה חכמה יותר ולהשיג תוצאות טובות יותר.

איך? אוטומציה יוצרת יותר הזדמנויות עבורכם להתחבר ולבנות מערכות יחסים משמעותיות עם אחרים. מנגנון הטייס האוטומטי מפנה זמן למשימות משאבי אנוש, ומאפשר לכם להתמקד בקיום שיחות עם האנשים שלכם במקום להסתבך במשימות ניהול מיותרות. כאשר אתם עושים אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש, משימות ושאילתות פשוטות מטופלות באופן אוטומטי ללא מעורבות אנושית. 

לדוגמה, קחו את תהליך הגיוס במקום העבודה שלכם.  אם הארגון שלכם מחפשים ומגייסים עובדים חדשים לעתים קרובות, מנהלי משאבי אנוש לא יצטרכו לחזור על אותו תהליך ונהלים כדי ללמד את העובדים החדשים על תרבות המקום. תוכלו להגדיר תהליך הצטרפות אוטומטי פעם אחת, ולהשתמש בו שוב ששגיע עובד חדש. 

כתוצאה מכך, למנהלי משאבי אנוש יהיה יותר זמן לקבל את פני העובדים החדשים ולהכיר אותם באופן אישי. כך תוכלו לצמצם את תחלופת העובדים ולשפר את מעורבות העובדים בטווח הארוך. 

 אילו משימות משאבי אנוש אפשר (ורצוי) להפוך להליך אוטומטי?🙋

כעת, לאחר שהבנו את היתרונות של אוטומציה למשאבי אנוש, בואו נדבר על איזה משימות כדאי לכם להעביר לאוטומט.

1. תזכורות והתראות
מחלקת משאבי האנוש כבר מלהטטת במספר חובות ומשימות. ובכל זאת, שליחת תזכורות והתראות באופן ידני כדי להבטיח שכל משימה הושלמה יכולה לגזול המון זמן ובעיקר לתסכל. תוכנת CRM יכולה לשלוח התראות דוא"ל אוטומטיות לצוות משאבי אנוש ולעובדים בהתאמה, להזכיר להם על מועדים קרובים, ביקורות ואירועים אחרים. זה יפחית את הסיכוי שהצוות הכולל ישכח תאריכים ומשימות חשובות ובמקביל יחסוך למנהלי משאבי אנוש מלרדוף אחרי אנשים.  אוטומציה, במקרה זה, מסייעת לתקשורת ובעיקר תוכל לחסוך לכם זמן. 

2. חשבות שכר
ביצוע חישובי שכר באופן ידני הוא תהליך איטי שלרוב לוקח שעות (אפילו ימים) ויש לו סיכוי גבוה יותר לייצר שגיאות. שימוש במערכות שכר  לעומת זאת, יהפוך את כל ההליך הזה לאוטמטי וכתוצאה מכך: 

ניהול זמן טוב יותר: צמצום שגיאות של רישום ידני של שעות עבודה או בקשות חופש, מניעת שכר גבוה או נמוך יותר של העובדים. 
חישובים מדויקים: אוטומציה של חישוב מסים, ניכויים, שעות נוספות ועמלות כדי לשלם לצוות שלך את הסכום הנכון בזמן.

3. גיוס עובדים 
גיוס והכנסת עובדים חדשים הם שתיים מהמשימות החשובות ביותר של מנהלי משאבי אנוש. הם כרוכים בכמות גדולה של ניירת. 

כאשר ההטמעה והגיוס הם ידניים ועוברים דרך ניירת, זה בעיקר מתכון לסיבוכים. ניירת אבודה היא אחת מבעיות רבות שעלולות לקרות, מכיוון שהרשומות מועברות לרוב בין אנשים שונים וגורמות לתהליכי גיוס ממושכים. ניהול תיק עובד באמצעות אוטומציה יכולה לשפר את חווית הניהול על ידי קיום הרשומות במערכת ממוחשבת, לאפשר נראות בין מחלקות, למזער טעויות אנוש ולמנוע אובדן ניירת. זה גם מצמצם באופן דרסטי את זמן הגיוס על ידי האצת מיון מועמדים ובדיקות רקע, אם זה משולב עם ניתוח נתונים. 

4. הערכת ביצועים
עברנו את הימים שבהם ניהול ביצועים היה אירוע שנתי שקבע אם העובדים טובים בעבודתם או לא כיום, זהו תהליך דינמי שמעריך באופן קבוע את ביצועי העובדים על ידי התאמתם ליעדים ארוכי הטווח וקצרי הטווח של הארגון.למרות שהתדירות עולה, המאמץ שאתם צריכים להפעיל כדי להעריך את ביצועי העובדים פוחת אם אתם משתמשים במערכת אוטומציה של משאבי אנוש. תוכלו להשתמש בכלי האוטומציה כדי לזהות, למדוד ולספק הצעות לשיפור עבור   ביצועי העובדים ללא מעורבות פעילה מצידכם.  אוטומציה גם מבטיחה שהנתונים של כל עובד מדויקים, מה שמוביל להערכה הוגנת  יותר.

5.  ניהול נוכחות
מעקב אחר נוכחות העובדים ושעות העבודה זה חובה לכל ארגון. עם זאת, זמן רישום ידני וסימון נוכחות הם דרכים לא יעילות לנהל נוכחות. היום יש כלים שונים למעקב נוכחות מאפשרים ל-HR לנטר, לעקוב ולתעד את שעות העבודה ופרטי הנוכחות של העובדים באופן אוטומטי. מערכת זו יכולה להפוך את כל התהליך לקל וללא טרחה. לאחר השימוש במערכת זו, הנתונים יאספו יחדיו ומוכנים לשכר.

אוטומציה משאבי אנוש - תמונה של מגוון אלמנטים קשורים יוצאים מאייפד
 איזה משימות משאבי אנוש ובניהול תיק עובד לא כדאי לבצע באוטומציה?🙅

כל העניין של אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש וניהול תיק עובד היא להפוך את חייהם של מנהלי משאבי אנוש ומעסיקים לקלים יותר ולהבטיח תוצאות טובות יותר – לא להחליף אותן. אחרי הכל, מגע אנושי הוא האלף בית של משאבי אנוש.

אז איפה כדאי למתוח את הגבול?

לא תוכלו להחליף באמת את האלמנט האנושי בכל הנוגע לפיתוח והובלה של כוח העבודה שלכם. למחלקת משאבי האנוש שלכם יש תפקיד מרכזי במתן מענה לשאלות מורכבות, ניהול שיחות משמעותיות, מתן משוב וטיפול בתלונות וספקות או חששות של עובדים.

אינטראקציות אפקטיביות של אחד על אחד עם עובדים הם מה שמייחד את מקום העבודה. טכנולוגיה היא רק עוד כלי בארגז הכלים של משאבי אנוש – זה לא נועד להחליף את זה. 

כמה מילים אחרונות,

אני מקווה שהמדריך הזה עזר לכם להבין את כל הרעיון של אוטומציה לניהול תיק עובד ולמשאבי אנוש. אם אתם עדיין לא בטוחים מה השלב הבא או איך ליישם בפועל את האוטמציות העסקיות בארגון שלכם – אז אשמח לעזור לכם! אני ניצן רונן וסוכנות אוטומשן נוצרה בדיוק בשביל זה. בין האהבות הגדולות שלי זה לעזור לעסקים לצמוח ולנהל את העסק ברמה הכי גבוהה שיש!

מזמין אותכם לפגישה ללא התחייבות, רק תשאירו פרטים ואני אחזור אליכם מהר 😊

פאוורלינק crm
מעוניינים לשמוע מידע נוסף?

נשמח לעזור! מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם האפשרי:

רוצים עסק אוטומטי?

מוזמנים להשאיר פרטים כאן: