אוטומציה עסקית – כך תחסכו 25 שעות עבודה בשבוע!

במילים ופשוטות מאוד – אוטומציה עסקית היא למעשה שימוש בטכנולוגיה (בעיקר תוכנות או אפליקציות) במטרה לייעל תהליכים שונים ומשימות בעסק, בעיקר כאלה שחוזרות על עצמן. האוטומציה משנה את פני העסק כשהיא מאפשרת לעסקים, חברות וארגונים להיות יעילים יותר, לשפר את השירות ולאפשר לעובדים להתפנות למשימות חשובות יותר. 

אם אתם בעלי עסקים שמעוניינים לקחת צעד אחד קדימה, לחסוך זמן, כסף ולהתחיל להעביר את העסק לאוטומט – הכנתי מדריך בו אסביר מהי אוטומציה עסקית, מה החשיבות שלה וכיצד תוכל לעזור לעסק שלכם עם דוגמאות ועוד.  אז קדימה – בואו נתחיל!

רגע לפני שנצלול לעומק, מה זה בכלל אוטומציה? 🤷🏽‍♂️

לפני כמה שנים טובות, הייתי מנהל את כל העסק שלי – בגוגל שיטס. כן. את כל הלקוחות, לידים, מכירות ועוד. זה היה כל כך מעצבן, שיצא לי אז לשתף קולגה והוא חשף אותי לעולם המדהים של האוטומציות וcrm – תוכנות שבעצם מנהלות ומבצעות עבורי את כל המשימות המעיקות בצורה אוטומטית.  

אז אני חוזר להסבר הטכני- ותישארו איתי כי גם אם לא תבינו עכשיו, בהמשך דאגתי לדוגמאות שיעשו לכם סדר. כפי שכתבתי בהקדמה,  אוטומציה עסקית היא כינוי לשימוש בתוכנות שמבצעות  משימות או פעולות סיזיפיות שגוזלות המון זמן ואנרגיה ושחוזרות על עצמן כך שאתם (או כוח האדם בחברה שלכם) תוכלו להתפנות למשימות חשובות יותר. 

כדי לא לבלבל אותכם יותר מדי בידע טכני, הנה כמה דוגמאות מהיום יום:

דוגמה #1 – דמיינו לעצמכם שאתם נמצאים בחופשה ואחד הלקוחות שלכם שולח לכם מייל. במקום להילחץ ולהתחיל לעבוד בזמן החופשה, יישלח לאותו לקוח מייל עם מענה אוטומטי – למתקדמים, המייל יציע פתרונות מותאמים. 

דוגמה #2: תזמון ברשתות חברתיות – מנהלים עסק קטן? אתם יכולים לתזמן את הפוסטים שלכם במדיה החברתית מראש. זה ממש כמו עוזר וירטואלי שמפרסם את העדכונים החשובים והפוסטים שלכם בזמן המושלם, גם כשאתם עסוקים מכדי לעשות זאת בעצמכם. 

דוגמה #3  ניהול מלאי – אם יש לכם חנות, אוטומציה עסקית יכולה לעזור לכם  לעקוב אחר מלאי המוצרים שלכם. זה כמו שיש לכם זוג עיניים נוסף שאומר מתי חסר לכם פריט מסוים ואפילו יבצע עבורכם את ההזמנה אוטומטית דרך הספקים כדי שתוכלו לחדש את המלאי בזמן ובקלות. 

דוגמה #4 מערכות ניהול תורים אוטומטית – נניח שאתם מנהלים מספרה.  מערכת תורים מקוונת היא כמו פקידת קבלה 24/7 שמקבלת פגישות, גם כשאתם סגורים, מה שהופך אותה לסופר נוחה ללקוחות שלכם (וכאן אנחנו פותחים גם שער לעולם הצ'אט בוט, תוכלו לקרוא על זה עוד כאן). 

דוגמה #5: תזכורות על דרשות תשלום ושליחת חשבוניות  – כבעלי עסק, לעתים קרובות אתם צריכים להזכיר ללקוחות לשלם לכם. ולפעמים לא נעים – צריך לרדוף אחריהם. אוטומציה יכולה לעשות זאת עבורכם. זה כמו חבר מנומס אך עקשן ששולח תזכורות עד ביצוע התשלום. 

 

דוגמה #6 סקרי לקוחות – רוצים לקבל משוב מהלקוחות שלך? תוכלו לדאוג לשלוח סקרים אוטומטיים! תחשבו על  שאלון ידידותי שנשלח או מופיע לאחר רכישה או פעולה מסוימת, מה שמקל על הלקוחות לשתף ביקורת והצעות ייעול. 

דוגמה #7גיבוי נתונים אוטומטי – נתונים חשובים לכל עסק. אוטומציה יכולה לגבות אוטומטית את הקבצים, ולסדר אותם בצורה מסוימת בדיוק כמו החבר האחראי שאתם סומכים עליו ששומר עותקים של המסמכים החשובים שלכם במקום בטוח. 

דוגמה #8 מעקב אחר משפך מכירות

אם יש לכם חנות איקומרס אוטומציה יכולה לעקוב אחר לקוחות פוטנציאליים שלא ביצעו רכישה. זה כמו איש מכירות שיודע בדיוק איך ומתי לדחוף את הלקוחות שלכם לבצע רכישה באמצעות שליחת תזכורות במיילים (שיווק במייל) או בהודעות.

תוכלו לקרוא לעומק במדריך שלנו על אוטומציות איקומרס. 

דוגמה #9 ניהול מכירות – קיבלתם ליד פוטנציאלי? כל הפרטים שלו יוכלו להיות מוזנים אוטומטית איפה שתרצו במערכת crm או בטבלה ותוכלו לנהל אותו אוטומטית משם, עם שליחת מיילים מהירה, תזכורות, קביעת פגישות ועוד.

 

אם אתם כאן יש מצב שיעניין אותכם לקרוא גם את המדריך הבא: 

👈🏽 צ'אטבוט לוואטסאפ- איך זה יעזור לכם להעביר את העסק לאוטומט? 

עכשיו שהבנו את הבסיס, בואו נדבר על הדרכים הנוספות בהם אוטומציה יכולה לייעל את העסק שלכם 💯

אוטומציה עסקית מתאימה לייעול תהליכים כמעט בכל תחום ולכל עסק! הנה עוד כמה דרכים שהיא יכולה לעזור לכם:

פעילויות שיווקיות: עם אוטומציה שיווקית בדוא"ל, עסקים, ארגונים וחברות יכולות להשתמש בתוכנה כדי לשלוח מיילים לרשימת תפוצה של לקוחות בלוח זמנים מוגדר מראש, ולהפחית את העלויות של הפעלת הקמפיינים באופן ידני. 

משאבי אנוש וניהול כוח אדם: מערכות ניהול משאבי אנוש יכולות להפוך מגוון רחב של משימות משאבי אנוש לאוטומטיות, כולל עיבוד קורות חיים, תזמון ראיונות, פרסום הצעות עבודה, ניהול משכורות ועוד.

תהליכי מכירה: כלי אוטומציה שונים בתחום המכירות מאפשרים לצוותי המכירות שלכם לבזבז פחות זמן ברישום או מעקב אחר הפעילות הקשורה לעסקה ויותר זמן בביצוע שיחות הטלפון שסוגרות עסקאות. הכלים יכולים להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות לאורך כל תהליך המכירה, בין אם מדובר ניהול לידים, ביצוע פולואו אפ, שליחת חוזי עבודה, הסכמים ועוד.

מה היתרונות של אוטומציה עסקית?

 חיסכון בזמן  ⌚

כמו שכבר בטח הבנתם, חיסכון בזמן זו מילת המפתח והסיבה שצללתי לתחום הזה. אוטומציה עסקית  חוסכת לעובדים ולכם הרבה זמן רב ומאפשרת להם לעבוד בצורה חכמה יותר ופחות סיזיפית.  כשאתם מעבירים משימות שחוזרות על עצמן לאוטומט העובדים יכולים לפנות זמן כדי להתמקד בעבודה הדורשת חשיבה ביקורתית, יצירתיות או טאץ' אנושי- ופחות טכני. 

 

הגדלת רווחים 💵

אמנם תהליכים שגרתיים נחוצים לתפקוד של כל חברה, אבל הם לא יוצרים ערך ללקוחות. לכן, ביצוע ידני של תהליכים אלו מוביל לרוב לאובדן רווח.

עם אוטומציה עסקית, אתם תוכלו להגדיל את הרווחיות שלכם על ידי האצלת משימות שגרתיות לאוטומט  והשקעת זמן רב יותר בפעילויות שמוסיפות ערך ללקוחות. 

פרודוקטיביות גבוהה יותר 🏃🏻

עסקים שעובדים עם אוטומציות רואים עלייה בפרודקטביות  בגלל שתוכנות אלו יכולות להתמודד עם מספר משימות בו זמנית, ובכך להאיץ תהליכים. על ידי הסתמכות על תוכנות שונות שיעזרו בחלק מניהול  המשימות, העובדים שלכם (או רק אתם) יוכלו לבצע יותר עבודה באותו פרק זמן. 

יעילות רבה יותר

אוטומציה עסקית עוזרת לחברות ועסקים לסיים משימות מייגעות במינימום זמן ומשאבים. עסקים משיגים  תוצאות מהירות וטובות יותר בעלויות נמוכות יותר, ובכך תוכלו לשפר בצורה משמעותית את היעילות של העסק שלכם. 

מינימום בעיות 👨🏻‍💻

אפילו העובדים הכי מוכשרים ומיומנים עושים טעויות, ככה זה. חוסר תשומת לב, עייפות, שכחה וריבוי משימות עלולים לשבש את ביצועי העובדים שלכם – במיוחד בעת ביצוע משימות טכניות ומשעממות.

בניגוד לבני אדם, תוכנות לא שוכחות. בנוסף, הן אף פעם לא מתעייפות. לכן, אוטומציה עסקית עוזרת לעסקים להפחית באופן דרמטי את הסבירות לטעויות 

שיפור הליכים 

עובדים  מבצעים לרוב את אותם תהליכים בדרכים שונות. למרבה הצער, דרכים אלו אינן תמיד היעילות ביותר. מצד שני, כלי אוטומציה תמיד עוקבים אחר אותם השלבים להשלמת משימות ולעולם לא סוטים מהכללים שאתם מגדירים להם. לכן, אוטומציה עסקית יכולה לעזור לכם לתקן תהליכים ולהשיג תוצאות עקביות ומושלמות. 



ידיים מקלידות במחשב בזמן הטמעת אוטומציה עסקית

מה לגבי אתגרים?

בהחלט, כמו כל דבר אתם יכולים לצפות לכמה אתגרים תוך כדי עבודה עם כלי אוטומציה עסקית. הנה כמה מהם:

עלויות –  רוב כלי האוטומציה העסקיים דורשים תשלום עבור הטמעה  ודמי מנוי  חודשיים. 

צורך בהכשרה – תצטרכו  להכשיר ולהכניס עובדים חדשים כדי לעזור להם להשתמש בכלי אוטומציה חדשים. זה יכול להיות מתורגם להשקעה לא קטנה מבחינת זמן (אבל החדשות הטובות שזה רק בהתחלה)  

התנגדות לשינוי – הטמעת אוטומציה מחייבת בדרך כלל עסקים וחברות להכשיר את העובדים מאפס על המערכות. באופן טבעי, זה עלול לגרור בהתחלה התנגדות וזמן הסתגלות לשינוי- אבל גם פה מניסיון אנחנו מדברים רק כל ההתחלה וזה משתחרר עם הזמן. 

אוקיי, אז איך מתחילים?!

תתחילו בקטן – התחילו עם אוטומציה של משימות משרדיות פשוטות, כמו איסוף נתונים וארגון, לפני שאתם צוללים ישר לאוטומציה של תהליכים עסקיים שלמים. זה מאפשר לכם הסתגלות בריאה והדרגתית. 

זהו תהליכים, בעיות ודעו לתעדף – זהו ותעדפו תהליכים ספציפיים שצריכים להיות אוטומטיים לפי סדר המשמעות והדחיפות. תהליכים שבהם משימות שחוזרות על עצמן גוזלות יותר מדי זמן ומאמץ הם מקום מצוין להתחיל בו.

בחרו את הכלים הנכונים – ערכו מחקר שוק מעמיק כדי להבין אילו כלי אוטומציה מתאימים לעסק שלכם. קחו בחשבון גורמים כמו פיצ'רים מחירים ונוחות. 

תכשירו את הצוות שלכם –   העובדים החדשים (והתיקים) צריכים לעבור תהליכי למידה והסתגלות כדי להשתמש בכלי אוטומציה בצורה נכונה. קחו את הזמן הנדרש כדי לעשות את זה נכון ובקצב סביר – זה ישתלם לכם! 

רוצים להעביר את העסק לאוטומט ולהתחיל להגדיל רווחים? בואו נדבר!

קוראים לי ניצן רונן, ובנוסף לסוכנות שיווק שאני מנהל, אני אוהב לעזור לעסקים לצמוח, להתפתח ולנהל את העסק בצורה – טובה וחכמה יותר. אז אם אתם חדשים בעולם האוטומציה, או אם כבר שמעתם והחלטתם שהגיע הזמן לייעל תהליכים – בואו נדבר! מוזמנים לקבוע איתי פגישה, רק השאירו פרטים בטופס למטה 🙂

ניצן רונן
פאוורלינק crm
מעוניינים לשמוע מידע נוסף?

נשמח לעזור! מלאו פרטים ונחזור אליכם בהקדם האפשרי:

רוצים עסק אוטומטי?

מוזמנים להשאיר פרטים כאן: